Projekt- und Teamassistenz (m/w/d)

Damit kannst du rechnen:

• Teilzeitstelle mit 20 Wochenstunden im flexiblen Gleitzeitmodell — Lage der Arbeitszeit nach Absprache
• Bruttogehalt ab € 2.400,– pro Monat (Basis 40h) — Überzahlung je nach Erfahrung möglich
• Gleitzeitrahmen ohne Kernzeiten und Homeoffice mit bis zu 40 % nach einer Onboarding-Phase von drei Monaten
• Ausführliche Einschulung durch erfahrene Kolleg:innen
• Spannende Aufgaben mit echtem Entwicklungs- und Karrierepotential
• Sicherer Arbeitsplatz in einem führenden Wiener Beratungsunternehmen mit freundschaftlichem, eingespieltem Team
• Klimatisiertes Büro mit bester öffentlicher Erreichbarkeit im Herzen von Wien
• Zahlreiche Team- und Firmenevents

Deine Aufgaben – hier übernimmst du Verantwortung:

• Kommunikation & Koordination: Die Leitung kann sich auf dich verlassen — du managst den zentralen Kommunikationskanal, behältst den Überblick, priorisierst eingehende Anfragen und sorgst dafür, dass nichts untergeht. Du gibst auf Klientenanfragen entsprechend der Leitungs-Vorgaben wieder - mit dem richtigen Ton und echtem Gespür für Menschen. 
• Meetings & Wissenstransfer: Du bereitest Meetings der Leitung vor und nach — du nimmst dabei an Terminen teil, führst Protokoll, sorgst für die strukturierte Weitergabe von Entscheidungen und Aufgaben und stellst sicher, dass relevante Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Die Leitung behält den Überblick weil du es möglich machst. 
• Fristenkontrolle & Qualitätsmanagement: Du hast den Kalender und die Qualität stets im Blick — im Auftrag der Leitung überwachst du Fristen, führst Plausibilitätsprüfungen durch und trägst aktiv dazu bei, dass unsere Klient:innen auf höchstem Niveau betreut werden. Hier trägst du echte Verantwortung.
• Reporting: Nach deiner strukturierten Einschulung übernimmst du die laufende Aufbereitung von regelmäßigen Payroll-Reports, CSR-Reportings sowie quartalsweisen Personalrückstellungen nach vorgegebenen Schemata in Excel.
• Beschwerdemanagement: Du bist die erste Stimme, die Klient:innen hören, wenn etwas nicht rund läuft — ruhig, lösungsorientiert und im Sinne der Leitung. Du weißt, wann du selbst handelst und wann du weiterleitest.
• Onboarding & interne Administration: Du unterstützt die Leitung bei internen Prozessen — von der Koordination neu eintretender Kolleg:innen bis zur Abklärung interner Zuständigkeiten und Termine. 

Das bringst du mit – und wir machen Karriere draus:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HBLA o.ä.) oder laufendes Wirtschaftsstudium
• Du kommunizierst gerne, klar und verbindlich — schriftlich wie mündlich, auf Deutsch (C1 Niveau) und Englisch (B1 Niveau)
• Sehr gute MS-Excel-Kenntnisse (z.B. Pivot-Tabellen, S-Verweise) und Freude am Aufbereiten von Zahlen und Reports
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Belastbarkeit in Peakphasen — insbesondere November bis Jänner
• BMD NTCS von Vorteil, kein Muss
• PV-Fachkenntnisse sind ausdrücklich nicht erforderlich — du lernst, alles was du brauchst, direkt bei uns