Mitarbeiter:in Office-Management (m/w/d)
Du bist strukturiert, zahlenaffin und prozessorientiert und behältst auch in einem anspruchsvollen Kanzleialltag stets den Überblick?
In dieser zentralen Schlüsselposition übernimmst du Verantwortung für Fakturierung und interne Kontrollprozesse (IKS) und leistest damit einen wesentlichen Beitrag zu effizienten, transparenten und qualitativ hochwertigen Kanzleiabläufen. Ergänzend unterstützt du im Office Management sowie im Empfangsbereich und bist eine verlässliche Anlaufstelle für Klient:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen. Mit deiner serviceorientierten, professionellen Arbeitsweise und deinem Blick für strukturierte Abläufe trägst du maßgeblich zum reibungslosen Betrieb unserer Kanzlei bei.
Damit kannst du bei uns rechnen:
- Mitarbeit in einem engagierten, eingespielten und kollegialen Team in einem führenden Beratungsunternehmen
- Sicherer Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive sowie Entwicklungs‑ und Gestaltungsmöglichkeiten
- Abwechslungsreiche Tätigkeit mit fachlichen Entwicklungs‑ und Karrieremöglichkeiten
- Flexibles Gleitzeitmodell sowie Home‑Office‑Möglichkeit
- Klimatisierte Büroräumlichkeiten und sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (zentrale Lage in Wien)
- Strukturierte Einschulung durch erfahrene und langjährige Kolleg:innen
- Gezielte Aus‑ und Weiterbildungen on und off the job (Seminare, interner Fachaustausch)
- Regelmäßige Team‑ und Firmenevents
- ab EUR 2.340 brutto/Monat (Basis 40h) – abhängig von Erfahrung und Qualifikation ist eine Überzahlung möglich
Deine Aufgaben – hier übernimmst du Verantwortung:
- Zentrale Verantwortung für die Fakturierung der Kanzleileistungen
- Anlage, Pflege und laufende Verwaltung von Projekten sowie Honorarnoten in BMD
- Durchführung von Plausibilitäts‑, Kontroll‑ und Qualitätsprüfungen zur Sicherstellung einer korrekten und fristgerechten Fakturierung
- Aktive Mitwirkung am Internen Kontrollsystem (IKS) inklusive Einhaltung, Dokumentation und Weiterentwicklung abrechnungsrelevanter Prozesse
- Enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen zur Klärung von Abrechnungs‑, Projekt‑ und Leistungsfragen
- Unterstützung bei der Optimierung, Standardisierung und Dokumentation interner Kanzlei‑ und Abrechnungsprozesse
- Fallweise Unterstützung der Fachabteilungen durch klassische Assistenz‑ und Sekretariatsaufgaben
- Empfang und Betreuung von Klient:innen sowie Geschäftspartner:innen
- Telefonvermittlung und Bearbeitung allgemeiner eingehender Anfragen
- Verwaltung der internen und externen Korrespondenz einschließlich Post, E‑Mails und Behördenkommunikation
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungsräumen, Terminkoordination und Gästebetreuung
- Steuerung und Betreuung externer Dienstleister:innen (z. B. Facility Management)
- Durchführung klassischer Office‑Management‑Tätigkeiten wie Büromaterialbestellung, Datenbankpflege, Archivverwaltung sowie Dienst‑ und Botengänge
- Pflege und laufende Aktualisierung des kanzleiinternen Intranets
- Erstellung und Versand des internen und externen Newsletters
Dein Profil – Erfahrung trifft Organisationstalent:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. HAK, HAS, HLW, Lehre als Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Ausbildung)
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz oder Office Management, idealerweise in einer Steuerberatungs‑ oder Wirtschaftskanzlei
- Ausgeprägte Service‑ und Dienstleistungsorientierung mit lösungsorientierter Hands‑on‑Mentalität
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie souveränes, professionelles Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse auf C1‑Niveau sowie gute Englischkenntnisse auf B2‑Niveau
- Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit BMD/NTCS von Vorteil
- Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit hohem Qualitäts‑ und Genauigkeitsanspruch
Diese Position ist das organisatorische Rückgrat der Kanzlei – für echte Profis im Office-Management, die gerne den Überblick behalten und lösungsorientiert arbeiten.
Benefits