Erfahrene Assistenz für Empfang & Office-Management (m/w/d)

Damit kannst du rechnen:

• Zentrale Verantwortung für alle Office-Prozesse – von Empfang bis Organisation
• Direkte Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Partner:innen
• Hoher Gestaltungsfreiraum in der Optimierung administrativer Abläufe
• Flexibles Gleitzeitmodell & Homeoffice (1x pro Woche)
• Sicherer Arbeitsplatz in einer etablierten Kanzlei im Herzen Wiens
• Modernes, klimatisiertes Büro mit bester öffentlicher Anbindung
• Team- und Firmenevents für ein wertschätzendes Miteinander
• Weiterbildungsmöglichkeiten & Entwicklungsperspektiven
• ab EUR 2.259 brutto/Monat (Basis 40h) – abhängig von Erfahrung und Qualifikation ist eine Überzahlung möglich

Aufgaben – hier wird Verantwortung übernommen:

• Empfang und Betreuung von Klient:innen sowie Geschäftspartner:innen
• Telefonvermittlung und Bearbeitung eingehender Anfragen
• Verwaltung und Bearbeitung der gesamten internen und externen Korrespondenz, einschließlich Posteingang und -ausgang, E-Mails sowie Behördenkommunikation
• Organisation und Vorbereitung der Besprechungsräume, einschließlich Terminkoordination und Gästebetreuung
• Steuerung und Betreuung externer Dienstleister:innen (Facility Management)
• Durchführung klassischer Office-Management-Tätigkeiten wie Bestellung von Büromaterialien, Datenbankpflege, Dienst- und Botengänge sowie Verwaltung von Archiven
• Verantwortung für die Pflege und Aktualisierung unseres kanzleiinternen Intranets sowie die Erstellung und den Versand unseres Newsletters zur optimalen internen und externen Kommunikation
• Unterstützung der Fachabteilungen durch klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
• Fallweise Unterstützung bei der Fakturierung und Projektanlage im BMD zur Sicherstellung eines reibungslosen Kanzleibetriebs

Gesuchtes Profil – Erfahrung trifft Organisationstalent:

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Empfangs- oder Office-Management-Rolle
• Starke Serviceorientierung mit einer lösungsorientierten Hands-on-Mentalität
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und solide Englischkenntnisse (B2)
• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit BMD/NTCS von Vorteil
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

Diese Position ist das organisatorische Rückgrat der Kanzlei – für echte Profis im Office-Management, die gerne den Überblick behalten und lösungsorientiert arbeiten.